L’équipement audiovisuel nécessaire pour une assemblée générale dépend du format de votre événement (en présentiel, en virtuel ou en format hybride) et de la taille de l’auditoire.
En effet, une assemblée générale (AG) réunit les membres de votre organisation, de votre association, de votre entreprise ou de votre institution pour discuter et prendre des décisions importantes concernant les affaires de votre entité. C’est pourquoi un équipement audiovisuel adapté et de qualité est essentiel pour la réussite de votre événement.
On vous donne nos conseils !
Une fois que vous avez déterminé le lieu, la date et les objectifs de votre AG, vous devez :
- Faire le repérage technique de votre lieu : Repérez les équipements techniques mis à disposition par votre lieu pour anticiper le matériel à associer en collaboration avec un prestataire technique audiovisuel.
Le repérage technique vous permet d’établir la liste de vos besoins matériels et techniques pour le bon déroulement de votre assemblée générale. - Louer le matériel audiovisuel et technique nécessaire : Utilisez des outils de communication appropriés, que ce soit un système de sonorisation pour une AG en présentiel ou une plateforme en ligne de type Zoom/Teams pour une AG virtuelle.
- Faire la phase de test avant le début de votre AG : Assurez-vous que tous les équipements techniques nécessaires sont en place et fonctionnent correctement (microphones, projecteurs, écrans, connexion internet, plateformes streaming… ).
Organiser une Assemblée Générale en personne :
Système de Sonorisation :
– Microphones pour les intervenants : micros sans fil, micros pupitre, micros HF…
– Enceintes pour assurer une bonne diffusion du son dans la salle.
– Console de mixage pour ajuster le niveau sonore de l’enregistrement.
Écrans et Projections :
– Écrans de projection pour afficher des présentations ou des documents.
– Vidéoprojecteur de qualité adaptée à la taille de la salle.
Captation vidéo :
– Caméra pour enregistrer l’événement, si nécessaire.
– Système d’enregistrement audio pour archiver les discussions.
Tableau Blanc Interactif (si nécessaire) :
– Pour des présentations interactives ou des démonstrations.
Connexion Internet (si nécessaire) :
– Pour des présentations en ligne, des démonstrations à distance, ou la participation à des visioconférences.
Support Technique :
– Équipe de support technique pour résoudre les problèmes techniques des participants.
– Encouragez la participation en permettant aux participants de poser des questions ou de faire des commentaires, par le biais de plusieurs micros HF mis à leur disposition
Organiser une Assemblée Générale en distanciel :
Plateforme de Réunion en ligne :
– Utilisez une plateforme fiable pour la réunion virtuelle.
– Assurez-vous que tous les participants ont les informations nécessaires pour se connecter.
Caméras et Microphones :
– Caméras de qualité pour les intervenants et les participants.
– Microphones de qualité pour assurer une clarté audio.
Support pour présentations :
– Partage d’écrans pour présenter des diapositives, des documents ou d’autres supports visuels.
Interaction et Q&R :
– Utilisation de fonctionnalités de chat, de sondages et de questions/réponses en direct.
Support Technique :
– Équipe de support technique pour résoudre les problèmes techniques des participants.
– Modérateur physique pour faciliter la communication entre les participants en résumant les points clés, en présentant les questions de manière claire, et en s’assurant que les réponses aux questions sont apportées de manière compréhensible et appropriée.
Organiser une Assemblée Générale hybride :
Faites un mix des équipements précédents en suivant les conseils suivant :
Équipement Inclusif :
– Assurez-vous que l’équipement en personne permet une bonne participation des participants virtuels.
Caméras et Microphones additionnels :
– Si nécessaire, ajoutez des caméras et des microphones pour capturer les participants en personne.
– Assurez-vous que les participants en personne peuvent interagir avec ceux en ligne et vice versa.
Préparation pour les deux formats :
– Testez à l’avance la configuration pour assurer que chaque auditioire bénéficie de la même qualité de prestation. ( Distanciel / Présentiel).
Système de Sonorisation avancé (si nécessaire) :
– Pour garantir une clarté audio pour les participants virtuels.
Support technique :
-Équipe de support technique pour résoudre les problèmes techniques des participants.
-Encouragez la participation en permettant aux participants de poser des questions ou de faire des commentaires, par le biais de plusieurs micros HF mis à leur disposition
-Modérateur physique pour faciliter la communication entre les participants en résumant les points clés, en présentant les questions de manière claire, et en s’assurant que les réponses aux questions sont apportées de manière compréhensible et appropriée.
La clé de la réussite est la préparation en amont. Adaptez nos conseils en fonction des spécificités de votre organisation et des besoins de votre assemblée générale. Une bonne communication et une planification préalable sont essentielles pour garantir le succès de la partie technique de l’AG.
Besoin d’un conseil personnalisé ?
Nous sommes à votre disposition pour vous accompagner sur la partie technique et audiovisuelle de votre assemblée générale.
Nous intervenons en région Normandie et en Ile de France pour toutes prestations événementielles et audiovisuelles. eve
Pour ne pas manquer nos conseils, rejoignez nos pages sur les réseaux sociaux !
Agence de Paris
Agence de Normandie
