Organiser une concertation publique ou un débat public demande une bonne préparation en amont. La qualité de l’accueil du public devra être irréprochable. Si vous gérez la partie logistique technique et audiovisuelle d’une réunion publique, cet article est pour vous !
Les concertations et débats publics sont essentiels pour informer, débattre et engager les citoyens dans un projet. Pour réussir votre réunion publique, la partie audiovisuelle est indispensable, elle garantie une parfaite compréhension des enjeux du projet. La qualité des supports de projection de type plan et cartographie devront être parfaitement lisibles. La qualité de la sonorisation est en enjeu crucial pour la qualité des échanges lors des débats.
En tant que prestataire technique audiovisuel spécialisé en concertation et débat public, nous vous offrons des conseils pratiques pour organiser une réunion publique partout en France.
Voici quelques recommandations clés pour une gestion efficace de votre réunion publique.
Planification et préparation de votre concertation ou débat public
Pour que la partie technique audiovisuelle de votre réunion soit un succès, une préparation minutieuse est essentielle. Voici ce qu’il faut prendre en compte :
Choix du lieu
Choisissez un lieu adapté à l’accueil du public avec des transports à proximité, un parking et des accès pour les personnes à mobilité réduite. Assurez vous que la taille de la salle corresponde à votre audience et à la configuration de l’événement avec ses différents espaces dédiés au projet, à l’accueil du public et à la réunion. Assurez vous que le lieu dispose des installations nécessaires, comme des systèmes de sonorisation, de vidéo projection, du mobilier et d’une estrade. La sécurité du public et des intervenants ne doit pas être négligée, vérifiez bien que la salle dispose des accès permettant l’évacuation du public.
Choix du format
Lors de l’organisation de votre réunion, vous serez amenés à penser à la configuration de votre salle. Plusieurs formats sont possibles de type théâtre, cabaret ou hybride ce qui détermine le choix du mobilier et des équipements audiovisuels spécifiques. Un événement hybride permet d’offrir une participation citoyenne plus large en touchant les personnes qui ne peuvent pas se déplacer, en leur permettant d’être informer sur les modalités du projet et de prendre part aux échanges en live avec la salle.
Évaluation des besoins
Faites un repérage technique pour élaborer un plan d’implantation qui déterminera les équipements nécessaires à mettre en place (microphones, haut-parleurs, caméras, etc.) dans les différents espaces dédiés. Créez une feuille de route pour ne rien oublier et vous assurer que tout est prêt à temps.
Vous cherchez une salle adaptée à vos besoins ? Contactez-nous !
La sonorisation pour une concertation ou débat public réussi
La sonorisation est essentielle pour le bon déroulement d’une concertation ou débat public. Une bonne sonorisation assure que tout le monde puisse entendre clairement et sans difficulté. Voici ce qu’il faut savoir :
Microphones :
Il est crucial de choisir les bons micro pour une sonorisation claire. Les micro cravates ou DPA fixés aux orateurs captent bien la voix tout en laissant les intervenants se déplacer librement. Pour les questions du public, des micro HF main sont pratiques et permettent de capter les contributions avec réactivité et sans complexité.
Haut-Parleurs et enceintes :
Dans les endroits où le son rebondit, comme les pièces avec des plafonds hauts de type gymnase ou grande verrière. Assurez-vous que la configuration acoustique de la salle permet une écoute agréable pour tout le monde. Mettez en place des haut-parleurs spécifiques pour corriger la réverbération du son, les enceintes doivent être bien placées et bien réparties en nombre suffisant pour que le son se diffuse uniformément dans la salle.
Enregistrement son :
Assurez vous de réaliser un verbatim audio de la réunion afin de réaliser un compte rendu ou de mettre à disposition des citoyens dans les délais légaux la retranscription intégrale de tous les propos échangés pendant la réunion. Mettez en place des enregistreurs son professionnel permettant de corriger les bruits de fond et de restituer la qualité audio des échanges de la réunion.
Vous avez besoin de conseils pour la sonorisation de votre débat public ? Contactez-nous !
L'éclairage et les équipements vidéos pour animer votre concertation et débat public
Les éléments visuels sont importants pour mieux comprendre et suivre un débat public. Voici comment les optimiser :
Écrans et Projecteurs :
Choisissez des écrans assez grands et bien placés pour que tout le monde puisse voir clairement, peu importe où ils sont assis. Les écrans doivent afficher des détails lisibles même de loin. Pour les projecteurs, assurez-vous qu’ils ont une bonne résolution pour éviter le flou et testez-les avec la lumière réelle de la salle pour une bonne visibilité.
N’oubliez pas vos intervenants, assurez vous de mettre en place un retour écran qui leur permettra de synchroniser leur discours sur leur présentation.
Pensez à mettre des écrans à l’accueil de la salle pour diffuser des vidéos qui illustre le projet ou à faire installer des projecteurs lumière pour mettre en valeur les panneaux d’exposition ou la maquette du projet.
Supports Visuels :
Préparez des diapositives et graphiques clairs et lisibles. Utilisez des couleurs contrastées pour que le texte et les images ressortent bien. Assurez-vous que les polices sont assez grandes pour être lues facilement par tout le monde. Présentez les informations de façon claire et concise pour ne pas surcharger votre audience.
Mettez en place du matériel de vidéo projection professionnel et adapté à la luminosité et à la distance de projection pour garantir une qualité visuelle optimale, rendant votre débat plus engageant et facile à comprendre pour tous.
Vous avez besoin de conseils sur le matériel vidéo à utiliser pour votre débat public ? Contactez-nous !
La diffusion en direct pour élargir la portée de votre concertation ou débat public
Diffuser une concertation ou un débat en direct et offrir des interactions en ligne rendent l’événement plus accessible et attirent davantage de participants. Voici comment tirer le meilleur parti de ces fonctionnalités :
Plateformes de streaming :
Choisissez une plateforme de streaming fiable pour éviter les coupures ou les problèmes de connexion pendant la diffusion. Testez la diffusion avant l’événement pour vérifier que tout fonctionne bien et éviter les soucis le jour J. Assurez vous que vous avez un débit internet suffisant.
Outils d’interaction :
Utilisez des outils interactifs pour permettre aux spectateurs de poser des questions, voter, ou participer activement. Assurez-vous que ces outils sont faciles à utiliser et bien intégrés à la plateforme de streaming. Testez-les à l’avance pour garantir qu’ils fonctionnent correctement.
Vous voulez discuter de streaming et d’interaction ? Contactez-nous !
Le support technique pour une concertation et débat public réussi
Le support technique est crucial pour assurer le bon déroulement d’un débat public, surtout pour gérer les imprévus. Une bonne coordination et une bonne anticipation des aspects techniques sont essentielles pour une expérience fluide. Voici ce qu’il faut considérer :
Équipe Technique :
Avoir une équipe technique spécialisée par métier est essentielle au bon fonctionnement des différentes régies son, vidéo, streaming, lumière…
Chaque technicien est garant de sa régie.
Tests et filage avant la réunion :
Avant la réunion, réalisez des répétitions et des tests complets de tous les équipements, comme la sonorisation et les projecteurs. Ces tests permettent de repérer et de résoudre les problèmes avant l’événement. Pensez à récupérer tous les supports de présentation 1 jours avant l’évènement.
Vous cherchez des techniciens compétents et discrets ? Contactez-nous !
Captation et communication pour mettre en valeur vos projets
L’enregistrement et la documentation d’une concertation ou d’un débat public sont essentiels pour consulter l’événement plus tard et garantir son impact continu. Ils permettent de garder une trace des discussions et de rendre le contenu accessible à un plus large public. Voici les points clés à considérer pour une captation et une communication efficaces :
Enregistrement :
Assurez-vous que l’enregistrement de la réunion soit de haute qualité. Cela signifie de capter la vidéo en haute résolution et l’audio sans parasites pour que chaque détail soit clair. Incluez des sous-titres pour aider les personnes malentendantes ou celles qui préfèrent lire. Une bonne qualité d’enregistrement permet aussi aux futurs spectateurs de suivre les discussions avec clarté.
Documentation :
En plus de l’enregistrement, publiez des résumés, des transcriptions, et les points clés du projet. Ces documents permettent aux intéressés de revoir les discussions et de mieux comprendre les sujets abordés. Les résumés offrent un aperçu rapide des principaux points, tandis que les transcriptions fournissent le texte complet pour une consultation détaillée. La publication de ces documents encourage aussi l’analyse et la réflexion après l’événement.
Vous avez besoin d’une captation, d’un enregistrement pour votre réunion ? Contactez-nous !
Collaborez avec un prestataire en technique audiovisuel spécialisé en concertation et débat public
Gestion des imprévus :
Un prestataire audiovisuel spécialisé en concertation et débat public aura une parfaite compréhension des enjeux de ce type de réunion. Le prestataire sera à même de vous conseiller dans la mise en place technique des équipements audiovisuels qui devront être efficaces et discrets. Collaborez avec un prestataire spécialisé en concertation et débat public vous permettra d’anticiper toutes les contraintes d’accueil et de sécurité liées à ce type de réunion. Il sera de bon conseil pour vous aider à créer un plan d’implantation de vos espaces, mettre en place un complément de matériel d’une salle équipée.
En faisant appel à un prestataire audiovisuel spécialisé comme Denis Power Group qui a réalisé depuis 2006 plus de 1 200 réunions de concertation pour de nombreux maîtres d’ouvrage comme la SGP, SNCF, ENGIE, VNF, HAROPA et des débats publics pour le compte de la CNDP sur tout le territoire.
Vous pouvez vous concentrer sur le contenu du débat, tandis que nous nous occupons des aspects techniques et logistique..
Vous voulez échanger sur vos futurs projets ?
Notre équipe se déplace pour vous accompagner en région Normandie, en région Ile de France et sur toute la France.
NOS ACTUALITÉS ÉVÉNEMENTIELLES
Pour rester informé des dernières nouvelles, innovations et projets de notre entreprise, rejoignez-nous sur les réseaux sociaux.
En suivant nos pages professionnelles, vous découvrirez nos nouveautés, événements, articles et actualités en temps réel.
Découvrez notre prochaine thématique, à lire en octobre dans notre rubrique blog :
Cérémonie des vœux 2025 : les indispensables
Vous organisez prochainement vos voeux ? Découvrez nos 7 conseils pour organiser une cérémonie des voeux dans notre dernier article !
